Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is BoekSolutions, bereikbaar via info@boeksolutions.nl. Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke gegevens verwerken wij?

• contactgegevens die je via formulieren, e-mail of andere communicatiekanalen deelt, zoals naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer;
• klant- en factuurgegevens, zoals bedrijfsnaam, adresgegevens, btw-gegevens en betalingsgegevens;
• licentiegegevens, zoals naam, bedrijf, e-mailadres, licentiecode, product, licentievorm en activatiestatus;
• technische gegevens van software-activering, zoals productversie, activatiedatum, licentiestatus en technische logs die noodzakelijk zijn voor licentiecontrole;
• supportgegevens, zoals foutmeldingen, systeeminformatie of bestanden die je zelf aanlevert bij een supportvraag;
• geanonimiseerde of geaggregeerde website-analytics, indien ingeschakeld.

3. Doeleinden van de verwerking

• het uitvoeren van overeenkomsten, waaronder het leveren van software, licenties, updates en ondersteuning;
• het beheren en controleren van softwarelicenties;
• het beantwoorden van vragen en leveren van support;
• het onderhouden van de klantrelatie;
• het verzenden van belangrijke productinformatie, updates of veiligheidsmeldingen;
• het verbeteren van de website, software en dienstverlening;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale en administratieve bewaarplichten.

4. Grondslagen voor verwerking

BoekSolutions verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie verwerken wij gegevens op basis van:

• uitvoering van een overeenkomst;
• wettelijke verplichtingen;
• gerechtvaardigd belang, zoals licentiecontrole, beveiliging, support en verbetering van dienstverlening;
• toestemming, bijvoorbeeld voor analytische cookies wanneer deze niet volledig privacyvriendelijk zijn ingericht.

Je kunt gegeven toestemming altijd intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op verwerkingen die al hebben plaatsgevonden voordat de toestemming werd ingetrokken.

5. Wat wij niet doen

BoekSolutions verkoopt persoonsgegevens niet aan derden. De Sheet Set Editor en andere lokale software van BoekSolutions versturen geen projectbestanden, DWG-bestanden, DST-bestanden, tekeningen of bedrijfsdocumenten naar servers van BoekSolutions, tenzij je deze zelf actief aanlevert voor bijvoorbeeld support. Bewerkingen in de software vinden lokaal plaats op het systeem van de gebruiker, tenzij uitdrukkelijk anders wordt vermeld.

6. Delen van gegevens met derden

BoekSolutions deelt persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, de dienstverlening of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Denk hierbij aan partijen zoals:

• hostingproviders;
• betaaldienstverleners;
• boekhoud- of administratiesoftware;
• e-maildiensten;
• software- of licentieplatformen;
• support- of analysetools, indien gebruikt.

Wanneer derden persoonsgegevens verwerken namens BoekSolutions, worden passende afspraken gemaakt om de privacy en beveiliging van gegevens te waarborgen.

7. Bewaartermijnen

BoekSolutions bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Voor administratieve en fiscale gegevens geldt de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Licentiegegevens kunnen worden bewaard zolang dit nodig is om licenties, activaties, updates, support en rechten op gebruik van software te beheren. Supportgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het behandelen van de supportvraag, tenzij langere bewaring nodig is voor beveiliging, foutanalyse of verbetering van de software.

8. Beveiliging

BoekSolutions neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking. Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen en systemen waarvoor toegang noodzakelijk is.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen;
• verwerking van gegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking;
• gegevens over te laten dragen aan jezelf of een andere partij;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Je kunt een verzoek sturen naar info@boeksolutions.nl.

BoekSolutions kan vragen om aanvullende informatie om je identiteit te controleren voordat aan een verzoek wordt voldaan.

10. Cookies

De website van BoekSolutions gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de website goed te laten werken. Analytische cookies worden alleen gebruikt wanneer deze privacyvriendelijk zijn ingericht of wanneer daarvoor toestemming is gegeven. Wanneer trackingcookies of marketingcookies worden gebruikt, gebeurt dit alleen na voorafgaande toestemming.

11. Klachten

Wanneer je vindt dat BoekSolutions niet zorgvuldig met persoonsgegevens omgaat, kun je contact opnemen via info@boeksolutions.nl. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

BoekSolutions mag deze privacyverklaring wijzigen wanneer de dienstverlening, software, website of wetgeving verandert. De meest recente versie van de privacyverklaring is beschikbaar via de website van BoekSolutions.

13. Multi-Level Production BOM Editor (Microsoft Dynamics 365 Business Central)

Deze paragraaf geldt specifiek voor de app Multi-Level Production BOM Editor van Boeksolutions voor Microsoft Dynamics 365 Business Central. De app draait binnen de Business Central-omgeving van de klant.

• Klaargezette gegevens blijven staan in tabellen die eigendom zijn van de app, binnen de Business Central-omgeving van de klant zelf.
• Die gegevens kunnen bevatten: artikel-, stuklijst- en versiecodes, componentnummer en -omschrijving, aantal per, eenheid, routing link code, validatiemelding, sessiestatus, de Business Central-gebruikersnaam, de bedrijfsnaam en technische ID's en tijdstempels.
• De huidige versie van de app roept geen externe webservice aan en stuurt bewust geen stuklijstinhoud naar Boeksolutions.
• Op het Microsoft-platform is de telemetrie van Microsoft van toepassing. Daarnaast kan technische Marketplace- en operationele extensietelemetrie naar de Application Insights-omgeving van Boeksolutions gaan; die kan metadata bevatten over de app, de omgeving, de tenant en fouten.
• Eigen logging van de app bevat bewust geen stuklijstinhoud, componentomschrijvingen, aantallen, routingcodes of gebruikersnamen.
• Bij support verwerkt Boeksolutions uitsluitend wat de klant zelf vrijwillig aanlevert, zoals schermafdrukken, foutmeldingen of voorbeeldgegevens.

Boeksolutions heeft geen directe toegang tot de gegevens in de Business Central-tenant van de klant. De klant blijft verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens in de eigen omgeving.

Stuur bij een supportvraag geen wachtwoorden, tokens of andere geheimen mee, en geen vertrouwelijke gegevens die niet nodig zijn om het probleem te reproduceren.